אחת השאלות המאתגרות ביותר בניהול עמותה היא כמה אנשי צוות באמת נדרשים כדי לתפעל אותה ביעילות. לאחר עבודה עם עשרות עמותות בגדלים שונים, זיהיתי כמה תובנות מעניינות:
המודל הטכנולוגי משנה את המשוואה
העמותות היעילות ביותר שפגשתי הן אלו שהשכילו לנצל טכנולוגיה כדי להפחית את הצורך בכוח אדם. למשל:
- עמותה בינונית עם הכנסות של 3 מיליון ש"ח בשנה צמצמה את צוות המשרד מ-5 אנשים ל-2 בלבד באמצעות אוטומציה של תהליכים ידניים.
- עמותה גדולה עם 10,000 תורמים קבועים מנהלת את כל מערך התרומות והקבלות עם 2 אנשי אדמיניסטרציה בלבד, בזכות מערכות טכנולוגיות חכמות.
הנה המודל האופטימלי לפי היקפי פעילות:
עמותה קטנה (עד 1 מיליון ש"ח בשנה):
- מנהל/ת עמותה (משרה חלקית/מלאה)
- אחראי/ת אדמיניסטרציה (חצי משרה)
- רכז/ת פרויקטים (לפי הצורך)
עמותה בינונית (1-5 מיליון ש"ח בשנה):
- מנהל/ת עמותה (משרה מלאה)
- מנהל/ת כספים (משרה מלאה)
- רכז/ת תורמים (משרה מלאה)
- 1-2 אנשי אדמיניסטרציה (משרות מלאות)
עמותה גדולה (מעל 5 מיליון ש"ח בשנה):
- מנהל/ת עמותה (משרה מלאה)
- סמנכ"ל כספים (משרה מלאה)
- מנהל/ת גיוס כספים (משרה מלאה)
- 2-3 רכזי תורמים (משרות מלאות)
- 2-3 אנשי אדמיניסטרציה (משרות מלאות)
- מנהל/ת טכנולוגיה/מערכות מידע (משרה חלקית או קבלן חיצוני)
המלכודת הנפוצה: "עוד אדם יפתור את הבעיה"
טעות נפוצה שאני רואה בעמותות רבות היא האמונה שהוספת עוד אנשי צוות תפתור בעיות של חוסר יעילות. במקרים רבים, ההיפך הוא הנכון – יותר אנשים מובילים לתהליכים מסורבלים יותר ולבזבוז משאבים.
לפני שמחליטים להוסיף עוד תקן, כדאי לשאול:
- האם בחנו דרכים לייעל את התהליכים הקיימים?
- האם הטכנולוגיה הקיימת מנוצלת במלואה?
- האם יש משימות שניתן לאוטומציה?
שורה תחתונה: עמותה יעילה היא לא בהכרח זו עם הצוות הגדול ביותר, אלא זו שמצליחה למקסם את התפוקה של כל עובד באמצעות טכנולוגיה, תהליכי עבודה חכמים והגדרות תפקיד ברורות.
